Par LEIS
Platforma regulēto iepirkumu pilnam ciklam — no pieteikuma līdz līgumam, ar pilnu audita pēdu.
LEIS ir iepirkumu vadības platforma organizācijām, kurām katrs iepirkums ir jāveic saskaņā ar normatīvo regulējumu un jāspēj pierādīt, ka tas tā ir noticis.
Sistēma pārvalda visu ceļu no iepirkuma ierosinājuma līdz noslēgtam līgumam: pieteikuma saskaņošanu, komisijas izveidi, rīkojumu, nolikumu un tā grozījumus, sludinājumu, piedāvājumu pieņemšanu, vērtēšanu, lēmumu pieņemšanu un līgumu reģistru. Piegādātāji strādā tajā pašā sistēmā — reģistrējas, kvalificējas, saņem uzaicinājumus, sagatavo un ar drošu elektronisko parakstu iesniedz piedāvājumus.
Kāpēc tas ir vajadzīgs
Ko tas atrisina
- Process dzīvo e-pastā un Excel failos. Nolikuma versijas, saskaņojumi un vērtējumi ir izkaisīti pa pastkastēm. Kad jāatskaitās, informācija jāsavāc no jauna.
- Audita pēda ir jāatjauno pēc fakta. Nav vienotas vietas, kas parāda, kurš, kad un ar kādu pamatojumu pieņēma katru lēmumu.
- Piegādātāju komunikācija ir manuāla. Uzaicinājumi, precizējumi un rezultātu paziņojumi tiek sūtīti ar roku, un katrs sūtījums ir riska vieta.
- Termiņi netiek kontrolēti sistēmiski. Iesniegšanas, precizējumu un vērtēšanas termiņi tiek sekoti manuāli.
Ko LEIS dara
Vada procesu, nevis tikai glabā dokumentus
Iepirkums virzās pa 21 definētu statusu. Katrā statusā ir atļautas tikai konkrētas darbības un konkrētas lomas — process nevar tikt izlaists vai apiets.
Fiksē katru lēmumu
Katra statusa maiņa tiek saglabāta ar izpildītāju, laiku un komentāru. Saskaņojumi, vizējumi, apstiprinājumi un noraidījumi veido nepārtrauktu pēdu.
Iesaista piegādātājus tieši
Piegādātāji paši reģistrējas, piesakās, sagatavo un iesniedz piedāvājumus. Pasūtītājam nav jāpārraksta dati no e-pastiem.
Standartizē dokumentus
Nolikumi, rīkojumi, vēstules, tāmes un kvalifikācijas formas veidojas no šabloniem ar mainīgajām vērtībām — vienāda kvalitāte neatkarīgi no izpildītāja.
Kontrolē termiņus
Iesniegšanas, precizējumu, cenu pārskatīšanas un vērtēšanas termiņi ir sistēmas objekti — tos var pagarināt tikai ar attiecīgu darbību, kas paliek vēsturē.
Atskaitās bez manuāla darba
Procedūru reģistrs, kopsavilkumi par līgumcenām, vidējās pozīciju cenas un citas atskaites veidojas no tiem pašiem datiem, kas rada procesu.
Kam tas ir domāts
Organizācijām, kas gada laikā veic desmitiem vai simtiem iepirkumu saskaņā ar publisko iepirkumu vai sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju regulējumu, un kurām vienlaikus ir:
- iepirkumu komisijas ar mainīgu sastāvu un vairāku līmeņu saskaņojumiem;
- plašs piegādātāju loks, kas jāpārvalda un jākvalificē;
- pienākums uzrādīt procesa atbilstību auditā vai pārsūdzības gadījumā;
- vajadzība apkopot iepirkumu datus vadības atskaitēm.
Kā lasīt šo portālu
Katrai funkcionalitātes jomai ir sava lapa — ko tā risina, kādas ir galvenās iespējas un ko organizācija no tās iegūst.
Procesu shēmas, lomu karte, sistēmas konteksts un tehniskā arhitektūra. Sāciet ar iepirkuma dzīves ciklu — tas ir sistēmas kodols.
Terminu nozīmes lasītājam, kurš pārzina iepirkumus, bet ne LEIS.
Ko tas dod organizācijai
- Viens process, kurā notiek viss iepirkums — nevis sistēma, kurā pēc tam tiek ievietoti rezultāti.
- Audita pēda, kas veidojas pati, jo tā ir tas pats mehānisms, kas virza procesu.
- Piegādātāju saziņa un dokumentu apmaiņa vienā vietā, ar elektronisko parakstu.
Par šo portālu
Portāls apraksta LEIS funkcionalitāti vispārinātā veidā. Konkrēti klienti, integrējamās ārējās sistēmas un piegādātāju nosaukumi nav minēti.