Iepirkumu procedūras
Regulētās iepirkuma procedūras pilns cikls — no ierosinājuma un komisijas izveides līdz lēmumam, līgumam un arhivēšanai.
Šis ir LEIS kodols. Iepirkuma procedūra sistēmā nav dokumentu mape, bet vadīts process: tas virzās pa definētiem statusiem, katrā no tiem ir atļautas tikai konkrētas darbības, un katra pāreja tiek fiksēta ar izpildītāju, laiku un pamatojumu.
Ko tas atrisina
- Iepirkuma sagatavošana ir daudzpakāpju saskaņojumu ķēde, kas parasti notiek e-pastā un kuras statusu neviens neredz vienuviet.
- Komisijas sastāva izmaiņas un interešu konflikti tiek dokumentēti manuāli vai netiek dokumentēti vispār.
- Nolikuma grozījumi pēc izsludināšanas prasa atkārtotu saskaņošanu un publicēšanu, un to sasaiste ar sākotnējo nolikumu bieži pazūd.
- Pārsūdzības gadījumā jāatjauno, kas tieši notika un kādā secībā.
Procesa posmi
Pasūtītāja puses darbinieks izveido iepirkuma pieteikumu. Tas tiek nodots saskaņotājiem, pēc tam iepirkumu daļas vadītājam, kurš pieņem to izpildei vai atgriež papildināšanai. Katram saskaņotājam ir termiņš un statuss.
Tiek sagatavots rīkojums par iepirkuma uzsākšanu un komisijas sastāvu. Komisijas locekļi tiek nominēti ar apliecinājumu, ka viņi pārzina iepirkuma priekšmetu. Komisijas sastāva izmaiņas prasa atsevišķu apstiprinājumu un paliek darbību vēsturē.
Nolikums tiek veidots no šablona, saskaņots ar komisiju un — ja tā paredzēts — ar ārējo dokumentu vadības sistēmu. Nolikumam pievieno piegādātāju atlases noteikumus, tehnisko specifikāciju un finanšu daļas struktūru.
Tiek sagatavots sludinājums, norādītas publikāciju vietas un objekta apskates nosacījumi. Pēc izsludināšanas iepirkums kļūst redzams piegādātāju portālā.
Piegādātāji piesakās un iesniedz piedāvājumus līdz termiņam. Termiņu var pagarināt ar atsevišķu darbību. Ja nolikums tiek grozīts, grozījumi iziet savu saskaņošanas ciklu un tiek publicēti.
Pirms piedāvājumu atvēršanas katrs komisijas loceklis redz pretendentu sarakstu un apliecina, ka viņam nav interešu konflikta — vai norāda, ka nevar parakstīt apliecinājumu.
Komisijas locekļiem tiek piešķirtas konkrētas daļas un termiņi. Vērtējumi tiek iesniegti individuāli, pēc tam izskatīti kopā. Iespējami precizējumu pieprasījumi, cenu pārskatīšana un saimnieciskā izdevīguma vērtēšana.
Tiek izveidots rezultātu lēmums vai protokols, nodots vizēšanai, apstiprināts vai noraidīts. Pēc lēmuma reģistrē līgumu un iepirkumu pabeidz.
Pilna statusu shēma ar visām atzarēm ir atsevišķi: iepirkuma dzīves cikls.
Galvenās iespējas
Vairāku līmeņu saskaņošana
Pieteikuma saskaņotāji ar individuāliem termiņiem, iepirkumu daļas vadītāja akcepts, komisijas saskaņojums nolikumam. Katrs solis ar komentāru un iespēju atgriezt ierosinātājam.
Iepirkuma komisija
Komisijas locekļi ar lomām, priekšsēdētāja kontrole, sastāva izmaiņu apstiprināšana, prombūtnes un aizvietotāju uzskaite, komisijas locekļu darba noslodzes pārskats.
Personiskās neieinteresētības apliecināšana
Pretendentu saraksts tiek parādīts katram komisijas loceklim, kurš apliecina neieinteresētību vai deklarē interešu konfliktu ar komentāru. Apliecinājuma tekstu var rediģēt.
Nolikuma grozījumi
Grozījumi ir atsevišķa vienība ar savu sagatavošanas, saskaņošanas un publicēšanas ciklu. Sasaiste ar sākotnējo nolikumu saglabājas.
Iepirkumu konsolidācija
Vairākus iepirkumus var piesaistīt vienam. Piesaistītie tiek slēgti ar attiecīgu statusu brīdī, kad galvenais iepirkums tiek izsludināts; sasaisti var atsaukt.
Divposmu procedūras
Atbalstīts divposmu process: pirmajā posmā tiek vērtēti pieteikumi un apstiprināti rezultāti, pēc tam tiek veidots otrā posma iepirkums ar saistību uz pirmo.
Procedūras veida maiņa
Ja iepirkuma apjoms vai raksturs mainās, procedūras veidu var pārslēgt, saglabājot jau ievadīto informāciju.
Grafiks un pagarinājumi
Iepirkumam ir posmu grafiks ar plānotajiem un faktiskajiem datumiem. Grafika izmaiņas tiek reģistrētas atsevišķi, ar dienu skaita kontroli.
Tehniskā specifikācija
Specifikācijas dokumentiem ir sagatavotāji un redzamības statuss — dokumentu var turēt slēptu vai atrādīt piegādātājiem.
Projekta gaitas ziņojums
Procesa laikā konstatētās problēmas tiek reģistrētas pie iepirkuma, nevis apspriestas ārpus sistēmas.
Pārtraukšana un izbeigšana
Iepirkumu vai atsevišķu tā daļu var pārtraukt vai izbeigt ar pamatojumu, izveidojot attiecīgu lēmumu.
Darbību vēsture
Pie iepirkuma tiek uzkrāta darbību vēsture — statusu maiņas, komisijas sastāva izmaiņas, saskaņojumi un noraidījumi.
Kur šis modulis saskaras ar pārējiem
| Modulis | Saikne |
|---|---|
| Nolikumi un šabloni | Nolikums, rīkojums un grafiks veidojas no šabloniem |
| Piedāvājumi un vērtēšana | Vērtēšanas posms un lēmuma pieņemšana |
| Piegādātāju portāls | Izsludinātais iepirkums un piedāvājumu iesniegšana |
| Kvalifikācija | Uzaicināmo pretendentu atlase pēc kvalifikācijām |
| Sarakste un dokumenti | Vēstules pretendentiem un iekšējā saziņa |
Ko tas dod organizācijai
- Iepirkums nevar “izlēkt” pāri posmam — process ir sistēmas mehānisms, nevis instrukcija dokumentā.
- Uz jautājumu “kurš to saskaņoja un kad” atbilde ir vienā ekrānā.
- Komisijas darbs, interešu konflikti un sastāva izmaiņas ir dokumentēti tā, kā to prasa pārbaude.