Cenu aptaujas
Vieglais process tirgus izpētei un maza apjoma iepirkumiem — no apstiprināšanas līdz rezultātam.
Ne katra vajadzība prasa pilnu iepirkuma procedūru. Cenu aptauja LEIS ir atsevišķs, ātrāks process tirgus izpētei un maza apjoma iepirkumiem — ar savu apstiprināšanas kārtību, piegādātāju uzaicināšanu, vērtēšanu un rezultātu lēmumu.
Ko tas atrisina
- Maza apjoma iepirkumi notiek ārpus sistēmas, tāpēc par tiem nav ne datu, ne kontroles.
- Tirgus izpēte netiek dokumentēta tā, lai uz to varētu atsaukties vēlāk.
- Nav skaidrs, kurš apstiprināja aptaujas uzsākšanu un rezultātu.
Process
Sagatavošana un apstiprināšana
Aptaujas saturs
Cenu aptaujas noteikumi, tehniskā specifikācija, līguma izpildes nosacījumi un speciālie nosacījumi. Noteikumus veido no lejupielādējama šablona.
Tāme
Finanšu piedāvājuma pozīcijas tiek definētas tāmē — tāpat kā pārējos iepirkumos.
Apstiprināšana
Aptauja tiek iesniegta apstiprinātājam ar komentāru. Apstiprinātāju var mainīt. Apstiprinātājs to apstiprina un izsludina vai noraida.
Termiņu brīdinājumi
Sistēma brīdina, ja izvēlētais iesniegšanas termiņš iekrīt brīvdienā vai ja sagatavošanas laiks ir tik īss, ka var samazināt konkurenci.
Dalījums daļās
Aptauju var sadalīt daļās. Piegādātāji piesakās atsevišķām daļām, un katru daļu var pārtraukt vai izbeigt neatkarīgi.
Ierobežotas pieejamības informācija
Daļu dokumentu var atzīmēt kā ierobežotas pieejamības — piekļuve tiem tiek reģistrēta atsevišķi.
Piegādātāju uzaicināšana
Piegādātājus var:
- izvēlēties no sistēmā reģistrētajiem;
- atlasīt automātiski no kvalifikācijām pēc darbu veidiem;
- pārņemt no citas cenu aptaujas;
- uzaicināt pa e-pastu — arī tādus, kas sistēmā vēl nav reģistrēti; viņi saņem uzaicinājumu reģistrēties un piedalīties.
Ja piegādātāji tiek pievienoti vēlāk, sistēma iesaka apsvērt termiņa pagarināšanu, lai tiem būtu pietiekami laika sagatavoties.
Vērtēšana
Kopsavilkumā tiek salīdzināti piedāvājumi: summa bez PVN, izpildes termiņš dienās, nedēļās vai mēnešos, piedāvājuma derīguma termiņš, garantijas termiņš, tehniskais un finanšu piedāvājums. Pieejams arī tāmes pozīciju salīdzinājums.
Piegādātāju informācija kļūst pieejama tikai pēc iesniegšanas termiņa beigām.
Papildu darbības:
- Atbilstības novērtēšana — piedāvājuma vai tā daļas atzīmēšana par neatbilstošu;
- Cenu pārskatīšana — atkārtota cenu iesniegšana ar savu termiņu, ko var pagarināt;
- Eksperta piesaiste — darbinieka ārpus procesa iesaiste ar ziņu, kas paliek sarakstē;
- Pozīciju komentāri — piezīmes pie konkrētām tāmes rindām.
Sistēma brīdina, ja piegādātājs pēdējo trīs gadu laikā nav pildījis ar pasūtītāju noslēgtu līgumu un pasūtītājs izmantojis tiesības vienpusēji atkāpties no līguma.
Rezultāti
Rezultāts tiek ievadīts pa daļām ar uzvarētāju un summu, pēc tam apstiprināts vai noraidīts. Aptauju var:
- pārtraukt — ar datumu un pamatojumu; tirgus izpētēm noklusētais pamatojums ir izpētes pabeigšana;
- izbeigt — ja visi piegādātāji atzīmēti kā neatbilstoši;
- arhivēt — pēc procesa noslēgšanas.
Aptaujām ar veidu “tirgus izpēte” rezultāti netiek publicēti — process kalpo informācijas iegūšanai, nevis līguma slēgšanai.
Piegādātāja skats
Piegādātāji redz aktīvās cenu aptaujas, piesakās tām vai atsevišķām to daļām, sagatavo piedāvājumu, iesniedz to un vajadzības gadījumā atsauc. Ja nepieciešams, pirms piekļuves dokumentiem tiek parakstīts konfidencialitātes apliecinājums. Sk. Piegādātāju portāls.
Ko tas dod organizācijai
- Maza apjoma iepirkumi un tirgus izpēte notiek sistēmā, ar apstiprinājumu pēdu.
- Uzkrājas dati par cenām arī tur, kur agrāk tos neviens neapkopoja.
- Piegādātāju uzaicināšana ir ātra, ieskaitot vēl nereģistrētus uzņēmumus.