Atskaites, administrēšana un audits
Iebūvētās atskaites, lietotāju un lomu pārvaldība, prombūtnes un aizvietošana, sistēmas iestatījumi un darbību audits.
Dati, kas rodas iepirkumu procesā, ir tie paši dati, no kuriem veidojas atskaites. Nav atsevišķas ievades atskaitēm un atsevišķas — darbam.
Ko tas atrisina
- Vadības atskaites tiek gatavotas manuāli, savācot informāciju no vairākām vietām, un noveco brīdī, kad ir gatavas.
- Nav skaidrs, kam kāda piekļuve ir, un piekļuves paliek spēkā pēc amata maiņas.
- Prombūtnes laikā process apstājas, jo nav aizvietotāja mehānisma.
- Auditā jāpierāda, kurš ko darīja — un tas nav rekonstruējams.
Iebūvētās atskaites
| Atskaite | Ko tā parāda |
|---|---|
| Procedūru reģistrs | Visu procedūru saraksts ar statusiem un pamatdatiem |
| Kopsavilkums par procedūrām un objektiem | Izsludināto procedūru un objektu skaits, tajā skaitā atkārtotie |
| Atskaite par objektiem | Objektu pārskats izvēlētajos griezumos |
| Kopsavilkums par līgumcenām un līgumiem | Piegādātāji, uzaicinājumu un iesniegumu skaits, kopējā līgumcena, līgumu skaits |
| Definēto pozīciju vidējās cenas | Tāmes pozīciju vidējās cenas vēsturiskajos iepirkumos |
| Kopsavilkums par objektiem uz cenu samazināšanu | Objekti, kuriem piemērojama cenu pārskatīšana |
Atskaites tiek filtrētas pēc klasifikatoriem — tehniskās daļas, tīklu nodaļas, darbu veidiem, periodiem — un ir eksportējamas.
Lietotāji un piekļuves
Iekšējie un ārējie lietotāji
Iekšējie darbinieki autentificējas caur organizācijas katalogu; piegādātāju lietotāji reģistrējas paši un strādā portālā.
Lomas un tiesības
Lomas tiek veidotas administrācijā, un tiesības tiek pārbaudītas katrai darbībai atsevišķi, nevis tikai izvēlnes līmenī.
Lietotāja pieejas
Konkrētam lietotājam var precizēt piekļuvi atsevišķām sadaļām un datu griezumiem.
Struktūrvienības
Lietotāji tiek piesaistīti struktūrvienībām; pieejama vadītāju hierarhija, ko izmanto saskaņojumu maršrutēšanā.
Prombūtnes un aizvietošana
Darbiniekam reģistrē prombūtni un aizvietotāju. Saskaņojumi un uzdevumi prombūtnes laikā tiek adresēti aizvietotājam, un tas ir redzams pie darbības.
Sistēmas paraksts
Atsevišķiem lietotājiem var piešķirt sistēmas paraksta tiesības lieliem dokumentu apjomiem.
Paroļu politika
Paroļu drošības prasības un termiņa notecēšana ar piespiedu nomaiņu.
Sesijas kontrole
Sesijas noildze ar brīdinājumu un iespēju sesiju pagarināt, nezaudējot ievadītos datus.
Darbību audits
Atsevišķa sadaļa Darbību audits uzkrāj notikumus par darbībām sistēmā. Papildus tam:
- katra statusa maiņa tiek glabāta ar izpildītāju, laiku un komentāru;
- pie iepirkuma tiek uzturēta darbību vēsture, ieskaitot komisijas sastāva izmaiņas;
- piekļuve ierobežotas pieejamības dokumentiem tiek reģistrēta atsevišķi;
- tiek uzskaitīts, kurš lietotājs kuru resursu ir apmeklējis un kuras vēstules izlasījis.
Šī pēda nav atsevišķi uzturēts žurnāls — tā rodas no tā paša mehānisma, kas virza procesu, tāpēc to nav iespējams apiet, veicot darbību “blakus” sistēmai.
Sistēmas iestatījumi
Iestatījumi ir sadalīti pa jomām: vispārīgie, sīkdatnes, būvniecības iepirkumi, kvalifikācijas, iepirkumi, cenu aptaujas un AI asistents. Katrai jomai var pievienot pamācības dokumentus iekšējiem lietotājiem.
Sistēmas ziņojumu iestatījumi nosaka, kuri darbinieki saņem kuru automātisko paziņojumu.
Klasifikatori
Administrācijā tiek uzturēti klasifikatori, uz kuriem balstās viss pārējais: tehniskās daļas, tīklu nodaļas, objektu tipi un darbu veidi. Darbu veidi ir kopīgs sasaistes punkts starp kvalifikācijām, objektiem un piegādātāju atlasi.
Ko tas dod organizācijai
- Atskaites ir pieejamas jebkurā brīdī, jo tās veidojas no darba datiem.
- Piekļuves ir pārvaldītas centralizēti un pārbaudāmas.
- Prombūtne neaptur procesu.
- Uz auditora jautājumu “kurš, kad un ar kādu pamatojumu” atbild sistēma, nevis atmiņa.