Nolikumi, rīkojumi un šabloni
Iepirkuma dokumenti veidojas no šabloniem ar mainīgajām vērtībām — vienāda kvalitāte neatkarīgi no izpildītāja.
Iepirkuma dokumenti — rīkojums, nolikums, grafiks, vēstules — LEIS netiek rakstīti no nulles. Organizācija uztur šablonu bibliotēku, un katrs iepirkums tos aizpilda ar saviem datiem.
Ko tas atrisina
- Katrs iepirkumu speciālists sāk no sava iepriekšējā faila. Formulējumi atšķiras, novecojušas prasības ceļo tālāk.
- Normatīvo izmaiņu ieviešana ir manuāla. Nav vienas vietas, kur mainīt punktu tā, lai tas nonāktu visos nākamajos nolikumos.
- Grozījumu sasaiste zūd. Pēc izsludināšanas veiktie grozījumi eksistē kā atsevišķi faili bez saiknes ar sākotnējo dokumentu.
Šablonu bibliotēka
Nolikumu šabloni
Šablons satur vispārīgos noteikumus, piegādātāju atlases prasības, tehniskā un finanšu piedāvājuma struktūru un vērtēšanas kritērijus. Šablonu var sasaistīt ar konkrētu normatīvo regulējumu un iepirkuma veidu.
Mainīgās vērtības
Šablonos tiek izmantoti mainīgie — piemēram, iepirkuma nosaukums un kods — kurus sistēma aizpilda automātiski no iepirkuma datiem.
Grafika šabloni
Tipveida posmu grafiki ar plānotajiem ilgumiem, ko piemēro iepirkumam tā izveides brīdī.
Vēstuļu šabloni
Atsevišķas šablonu bibliotēkas uzaicinājuma un piedāvājuma vēstulēm, arī ar mainīgajām vērtībām no objekta un iepirkuma datiem.
Kvalifikācijas formas
Kvalifikācijas pieteikuma formas tiek konstruētas no rindām, apakšrindām un noteikumiem — sk. Kvalifikācija.
Tāmes šabloni
Finanšu piedāvājuma pozīciju struktūra ar kategorijām un rindām — sk. Tāmes un cenas.
Rīkojums
Rīkojums par iepirkuma uzsākšanu tiek sagatavots sistēmā, nodots apstiprināšanai un — ja organizācijas process to paredz — salīdzināts ar ārējā dokumentu vadības sistēmā reģistrēto rīkojumu. Atbildīgais apliecina, ka ārējais rīkojums satura ziņā sakrīt ar iepirkumu. Ja nepieciešami grozījumi, tiek uzsākts atkārtots cikls.
Nolikuma dzīves cikls
Grozījumi ir pilnvērtīga vienība ar savu saskaņošanas ciklu. Pēc publicēšanas piegādātāju jau sagatavotie piedāvājumi tiek atzīmēti kā tādi, kas veidoti pirms grozījumiem, un tos nepieciešams apstiprināt no jauna.
Nolikuma saturs
| Sadaļa | Kas tajā tiek definēts |
|---|---|
| Vispārīgie noteikumi | Procedūras norise, termiņi, saziņas kārtība |
| Piegādātāju atlases noteikumi | Prasības pretendentam, personālam, licencēm un sertifikātiem |
| Tehniskais piedāvājums | Iesniedzamie dokumenti un to obligātums |
| Finanšu piedāvājums | Pozīciju struktūra, daļas, alternatīvie varianti |
| Finanšu noteikumi | Cenu veidošanas un pārskatīšanas nosacījumi |
| Vērtēšanas kritēriji | Zemākā cena vai saimnieciskais izdevīgums ar punktiem |
Katram iesniedzamajam dokumentam nolikumā tiek norādīts, vai tas ir obligāts, neobligāts, vai to drīkst iesniegt vēlāk.
Specifiskā informācija par iepirkuma priekšmetu
Pieteikumā pasūtītājs norāda savas prasības brīvā formā — pretendenta kvalifikācijas prasības, personāla prasības, licences un sertifikātus, līguma projektam būtiskos nosacījumus un izvēlēto vērtēšanas kritēriju. Šī informācija ir pamats nolikuma sagatavotājam.
Tulkošana
Nolikumu var uzturēt divās valodās. Tulkojamo lauku sagatavošanai ir pieejams AI atbalstīts tulkojums, ko sagatavotājs pirms saglabāšanas pārskata un apstiprina — sistēma piedāvā melnrakstu, lēmumu pieņem cilvēks.
Ko tas dod organizācijai
- Jauns iepirkumu speciālists sagatavo nolikumu tādā pašā kvalitātē kā pieredzējis kolēģis.
- Normatīvo prasību izmaiņas tiek ieviestas vienuviet un attiecas uz visiem nākamajiem iepirkumiem.
- Grozījumu vēsture ir pilnīga un sasaistīta ar sākotnējo dokumentu.