Piedāvājumi un vērtēšana
Piedāvājumu pieņemšana, komisijas vērtēšana, precizējumi, cenu pārskatīšana, saimnieciskā izdevīguma vērtēšana un lēmumi.
Pēc piedāvājumu iesniegšanas termiņa beigām iepirkums pāriet vērtēšanas fāzē. LEIS vērtēšana ir strukturēts process ar sadalītu atbildību: katram komisijas loceklim tiek piešķirtas konkrētas daļas un termiņš, vērtējumi tiek iesniegti individuāli un pēc tam izskatīti kopā.
Ko tas atrisina
- Vērtēšana notiek kopīgā Excel failā, kur nav redzams, kurš ko novērtēja un kad.
- Precizējumu pieprasījumi un atbildes ceļo pa e-pastu un netiek piesaistīti konkrētai piedāvājuma pozīcijai.
- Aritmētiskās kļūdas piedāvājumos tiek labotas manuāli bez pēdas par sākotnējo vērtību.
- Saimnieciskā izdevīguma punktu aprēķins tiek veikts ārpus sistēmas un ir grūti pārbaudāms.
Vērtēšanas gaita
Pēc termiņa beigām piedāvājumi kļūst pieejami komisijai. Līdz tam summas un pretendentu dati nav redzami.
Komisijas loceklim tiek piešķirtas konkrētas iepirkuma daļas un norādīts vērtēšanas termiņš. Vienu piedāvājumu var vērtēt vairāki locekļi.
Katrs vērtētājs katrai pozīcijai norāda “Atbilst”, “Neatbilst” vai “Nepieciešami precizējumi”. Pēdējiem diviem komentārs ir obligāts. Vērtējumu nevar iesniegt, kamēr nav novērtētas visas piešķirtās sadaļas.
Komisija izskata iesniegtos vērtējumus kopā. Šeit tiek izlemts, vai pieprasīt precizējumus, uzsākt cenu pārskatīšanu, atkārtot vērtēšanu vai virzīties uz lēmumu.
Ja nolikums to paredz, piedāvājumi tiek vērtēti pēc kritērijiem ar punktiem — vispirms individuāli, pēc tam gala vērtējumā.
Tiek izveidots rezultātu lēmums vai protokols ar uzvarētāju un summu pa daļām, nodots vizēšanai un apstiprināts.
Darbības ar piedāvājumu
Neatbilstības atzīmēšana
Piedāvājumu, tā daļu vai finanšu daļu var atzīmēt kā neatbilstošu ar komentāru. Neatbilstošie piedāvājumi tālāk netiek vērtēti.
“Nav vērtējams”
Atsevišķi no neatbilstības — atzīme, ka konkrētā daļa netiek vērtēta, arī ar pamatojumu.
Precizējumu pieprasīšana
Komisija sagatavo precizējumu tekstu un nosaka termiņu. Piegādātājs portālā iesniedz precizētos dokumentus. Termiņu var pagarināt.
Aritmētiskie labojumi
Konstatētās aritmētiskās kļūdas tiek labotas ar atsevišķu darbību, pievienojot labotu finanšu piedāvājumu. Sākotnējā vērtība paliek pieejama.
Cenu pārskatīšana
Var tikt uzsākta visiem pretendentiem vai — ja nolikums to paredz — atsevišķiem. Piegādātāji iesniedz pārskatītās cenas noteiktā termiņā; salīdzinājums kļūst pieejams pēc termiņa beigām.
Alternatīvie varianti
Piegādātājs var iesniegt alternatīvu finanšu piedāvājuma variantu, ja nolikums to pieļauj.
Eksperta piesaiste
Vērtēšanā var piesaistīt darbinieku ārpus komisijas, nosūtot viņam ziņu, kas paliek redzama sarakstē.
Vērtēšanas statusi
Atsevišķs skats rāda, kurš komisijas loceklis kuru daļu ir novērtējis, kāds bija termiņš un kad vērtējums faktiski iesniegts, ar vēsturi.
Atkārtota vērtēšana
Vērtēšanu var pabeigt priekšlaicīgi vai atkārtot. Atgriežoties no lēmuma pieņemšanas, saimnieciskā izdevīguma vērtējumi tiek dzēsti un jāiesniedz no jauna.
Saimnieciskā izdevīguma vērtēšana
Ja izvēlēts kritērijs “cena un citi kritēriji”, nolikumā tiek definēti kritēriji ar maksimālo punktu skaitu un aprakstu. Vērtēšana notiek divos soļos: komisijas locekļi iesniedz savus punktus, pēc tam tiek noslēgts gala vērtējums. Sistēma neļauj iesniegt vērtējumu, kamēr nav novērtēti visi kritēriji, un brīdina, ja piešķirtie punkti pārsniedz maksimālo skaitu.
Rezultātu lēmumi
| Veids | Kad tiek izmantots |
|---|---|
| Lēmums | Iepirkuma rezultāts ar uzvarētāju pa daļām |
| Protokols | Komisijas sēdes protokols |
| Papildu protokols | Papildinājums jau pieņemtam lēmumam |
| 1. posma protokols | Divposmu procedūras pirmā posma rezultāts |
| Lēmums par pārtraukšanu | Iepirkums pārtraukts bez uzvarētāja |
| Lēmums par izbeigšanu | Iepirkums izbeigts bez uzvarētāja |
Katram lēmumam ir numurs, datums, vizēšanas datums un statuss. Lēmumu apstiprina vai noraida; pēc apstiprināšanas tas tiek salīdzināts ar ārējā dokumentu vadības sistēmā reģistrēto un iepirkums virzās uz noslēgumu.
AI atbalsts vērtēšanā
Iepirkumu var nodot AI asistenta priekšvērtēšanai. Asistents sagatavo piedāvājumu atbilstības novērtējuma melnrakstu ar pamatojuma komentāriem — piemēram, atzīmējot, ka neobligāts lauks nav aizpildīts un tāpēc vērtējams kā atbilstošs. Gala vērtējumu iesniedz komisijas loceklis; AI rezultāts ir palīgmateriāls, nevis lēmums.
Ko tas dod organizācijai
- Redzams, kurš komisijas loceklis ko un kad novērtēja, un ar kādu pamatojumu.
- Precizējumi, labojumi un cenu pārskatīšana notiek sistēmā, saglabājot sākotnējos datus.
- Punktu aprēķins ir pārbaudāms un atkārtojams.