Sarakste un dokumenti
Oficiālās vēstules ar vizēšanas ķēdi, iekšējā saziņa, pielikumi, PDF ģenerēšana un elektroniskais paraksts.
Iepirkumā saziņa ir daļa no procesa, nevis blakusprodukts. LEIS nošķir divus kanālus: oficiālās vēstules, kas iziet apstiprināšanas ķēdi pirms nosūtīšanas, un iekšējo saziņu, kas notiek pie konkrētā objekta.
Ko tas atrisina
- Oficiālās vēstules tiek sūtītas no personīgajām pastkastēm, bez apstiprinājuma un bez pēdas.
- Nav zināms, vai adresāts vēstuli izlasīja.
- Dokumenti ir izkaisīti starp e-pastu, koplietošanas mapēm un sistēmu.
Vēstules ar vizēšanas ķēdi
Vēstuli veido no šablona vai no jauna, izvēloties adresātus — visus iesaistītos piegādātājus vai atsevišķus.
Vēstulei tiek norādīti vizētāji un ziņa viņiem. Jābūt vismaz vienam vizētājam.
Vizētājs vēstuli vizē vai noraida, pievienojot komentāru. Gan vizējums, gan noraidījums ar komentāru nonāk sarakstē.
Pēc labojumiem vēstuli var nodot atkārtotai vizēšanai; vizētāju sastāvu var mainīt.
Nosūtīšana notiek tikai pēc vizēšanas. Vēstuļu nosūtīšana lielam adresātu skaitam tiek veikta partijās.
Sistēma reģistrē, kad adresāts vēstuli atvēra.
Vēstules ir pieejamas gan pie konkrētā iepirkuma, objekta vai cenu aptaujas, gan kopējā sarakstā. Ir atsevišķa iespēja nosūtīt vēstuli visiem piegādātājiem.
Iekšējā saziņa
Piesaistīta objektam
Sarakste notiek pie konkrētā iepirkuma, objekta vai cenu aptaujas, nevis atsevišķā kanālā.
Pieminēšana
Rakstot “@” un vārdu, ziņa tiek adresēta konkrētam iesaistītajam cilvēkam, un viņš saņem paziņojumu. Ja neviens nav pieminēts, paziņojumi netiek sūtīti.
Tēmas
Ziņas var iedalīt pa tēmām, lai garā sarakste paliek pārskatāma.
Saziņa ar piegādātājiem
Atsevišķs kanāls saziņai ar piegādātājiem, ar pielikumiem un iespēju atbildēt ar oficiālu vēstuli.
Nelasīto atzīme
Jaunās ziņas tiek atzīmētas, un tiek uzskaitīts, kurš ko ir lasījis.
Dokumenti
| Iespēja | Apraksts |
|---|---|
| Pielikumi | Dokumentus pievieno pie iepirkuma, objekta, piedāvājuma, vēstules vai kvalifikācijas pieteikuma |
| Formātu kontrole | Atļautie failu formāti tiek definēti un pārbaudīti augšupielādes brīdī |
| Failu arhīvs | Dokumentu kopu var lejupielādēt kā arhīvu |
| Redzamības pārvaldība | Tehniskās specifikācijas dokumentus var turēt slēptus vai atrādīt piegādātājiem |
| Ierobežota pieejamība | Atsevišķiem dokumentiem piekļuve tiek reģistrēta atsevišķā žurnālā |
| PDF ģenerēšana | Sistēma ģenerē PDF dokumentus — piemēram, piedāvājumu vai protokolu |
| Lielu failu augšupielāde | Faili tiek augšupielādēti tieši glabātuvē, neslogojot lietotni |
Elektroniskais paraksts
Piedāvājumu un citu dokumentu parakstīšanai tiek izmantots kvalificēts elektroniskā paraksta pakalpojums. Atbalstīta gan parakstīšana ar mobilo risinājumu, gan ar viedkarti. Ja parakstāmo dokumentu kopējais apjoms pārsniedz pieļaujamo, tiek izmantots alternatīvs sistēmas paraksta risinājums, ko pasūtītājs piešķir konkrētam lietotājam iepriekš.
Parakstīšana notiek portālā, un parakstītie dokumenti tiek saglabāti pie piedāvājuma.
Ko tas dod organizācijai
- Neviena oficiāla vēstule neaiziet bez apstiprinājuma, un ir zināms, kurš to apstiprināja.
- Diskusijas par iepirkumu paliek pie iepirkuma, arī pēc darbinieku maiņas.
- Dokumentu integritāte un iesniedzēja identitāte ir apliecināta ar elektronisko parakstu.
Piegādātāju pašapkalpošanās portāls
Piegādātāji reģistrējas, kvalificējas, piesakās, sagatavo un ar drošu elektronisko parakstu iesniedz piedāvājumus paši.
Atskaites, administrēšana un audits
Iebūvētās atskaites, lietotāju un lomu pārvaldība, prombūtnes un aizvietošana, sistēmas iestatījumi un darbību audits.